Standort: Lüneburg

Branche: Steuerberatung

Mitarbeiter*innen: 65

Ausgezeichnetes Beispiel: „Darf es auch digital sein?“ – Steuerberatung im digitalen Zeitalter

Als Ausganspunkt können eigens programmierte Skripte und Anwendungen sowie das Programm Outlook Infodesk genannt werden. Hierbei handelt es sich um ein an Microsoft Outlook geknüpftes „CRM und DMS“-Programm. Alle Mandantendaten und sämtliche Dokumente sind in digitalen „Vorgängen“ gespeichert. Allen 65 Beschäftigten wird je nach Zuständigkeit jederzeit der Zugriff auf sämtliche Daten und Informationen ermöglicht. Daraus entsteht eine papierlose „Wiedervorlagenmappe“, in der Vorgänge priorisiert und koordiniert werden können. Die digitalen Vorgänge ermöglichen eine viel schnellere und unkompliziertere, teamübergreifende Kommunikation.

Von dieser Verbesserung konnten auch die Mandant*innen profitieren. Zunächst wurde die Digitalisierung ihrer Papier-Unterlagen vereinfacht, indem auf Wunsch ein durch die IT eingerichteter Scanner zur Verfügung gestellt wurde. Auf diesem Scanner haben die Mandant*innen die Möglichkeit zwischen Steuerberatung, Buchhaltung und Lohnbuchhaltung zu wählen. Je nach Auswahl wird der gescannte Beleg entweder an die E-Mail-Postfächer versandt (Steuerberatung und Lohnbuchhaltung) oder direkt in das Buchhaltungsprogramm gescannt.

Für den Fall, dass die Mandant*innen bereits digitalisierte Unterlagen erhalten, können diese direkt per E-Mail weitergeleitet werden. Hierfür wurde ein eigenes Postfach namens „Jobserver“ angelegt. In diesem Postfach ist ein Skript hinterlegt, welches den angehängten Beleg direkt in das Buchhaltungsprogramm zu den jeweiligen Mandant*innen importiert.

Darüber hinaus wurde noch eine „Win-win-Lösung“ entwickelt. Die Mandat*innen nutzen die Webakte von Bittrich & Bittrich und laden dort ihre digitalen Dokumente hoch. Dies bedeutet einerseits den Austausch der Unterlagen mit dem Betrieb, andererseits wird ein gesichertes, gesetzeskonformes Archiv geboten. Durch automatisierte Prozesse konnten sowohl Mandant*innen und Beschäftigte gleichermaßen profitieren. Digitalisierung ist bei Bittrich & Bittrich ein Schlüssel für motivierte Beschäftigte und die Zufriedenheit der Mandant*innen.

Jurybegründung:

Das Unternehmen hat keine Anstrengungen gescheut und sich intensiv mit dem Aufbau einer ganzheitliche Digitalisierungsstrategie beschäftigt. Dabei ist es gelungen, eine erfolgreiche Verbindung zwischen Fachkräftesicherung und Mandant*innenbindung herzustellen.

Die Bittrich & Bittrich Steuerberatungsgesellschaft mbH ist beispielgebend dafür, welche digitalen Prozesse in einem Steuerbüro möglich sind und wie diese unter Berücksichtigung gesetzlicher Rahmenbedingungen realisiert werden können.

Zukunftsfest bedeutet für uns:

• aufmerksam
• dynamisch
• sicher