12 „Kulturmacher*innen“ aus sechs Unternehmen absolvieren erfolgreich die Workshopreihe der Demografieagentur

In Zeiten von Fachkräfteengpässen wird das Thema Willkommenskultur immer wichtiger. Besonders wenn Menschen mit Migrations- oder Fluchterfahrungen aus der Ukraine in Unternehmen einsteigen und sich in den Arbeitsalltag integrieren. An dieser Stelle setzt das Förderprojekt „Kulturmacher*innen – Gestaltung einer Willkommenskultur für ukrainische Beschäftigte in Unternehmen“ an. Die teilnehmenden Kulturmacher*innen haben ein gemeinsames Ziel: Neuen Fachkräften durch ein herzliches „Willkommen“ den Einstieg in der fremden Umgebung zu erleichtern und sie im Unternehmen zu halten. Dabei wurden auch die Perspektive und die Bedürfnisse der bereits im Unternehmen beschäftigen Mitarbeitenden berücksichtigt.

Zu Beginn des Projekts haben sich die sechs teilnehmenden Unternehmen einer von der Demografieagentur entwickelten Kulturanalyse unterzogen. Das Ergebnis der Online-Analyse wurde ergänzt durch ein unternehmensspezifisches Analysegespräch. Durch diese intensive Standortbestimmung hatten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein aktuelles und vor allem gemeinsames Bild auf die eigene Willkommenskultur. Durch die Unterstützung der Mitarbeiterinnen der Demografieagentur konnten zudem gemeinsame Ziele für die Projektlaufzeit formuliert und priorisiert werden.

In insgesamt sieben Online-Workshops haben sich die Kulturmacher*innen unter anderem mit ihrem eigenen Rollenbild auseinandergesetzt, relevante Stakeholder für das Gelingen einer Willkommenskultur analysiert, Lernprozesse und Strukturen für die Einarbeitung gestaltet und überlegt, was ihnen selbst wichtig wäre, wenn sie im Ausland anfangen würden zu arbeiten. Lernprojekte im Anschluss an jede Session halfen die Themen zu vertiefen. Vor allem der jeweils im Workshop eingeplante Austausch untereinander wurde aufgrund der Heterogenität der teilnehmenden Unternehmen als besonders fruchtbar und wertvoll eingeschätzt.

Im Ergebnis haben die teilnehmenden Personen gelernt, die kulturellen und strukturellen Rahmenbedingungen für das Onboarding von Fachkräften im Unternehmen insgesamt unter die Lupe zu nehmen und strategisch (neu) zu gestalten. Alle haben ihren eigenen Weg im Umgang mit den vielfältigen Herausforderungen einer gelebten Willkommenskultur gefunden und arbeiten weiter an ihren Zielen.

Das sagen die Kulturmacher*innen über das Projekt:

„Wir können das Projekt Kulturmacher*innen empfehlen, weil wir es als ein augenöffnendes Projekt wahrgenommen haben, welches uns auf vermeintlich unscheinbare Probleme aufmerksam gemacht hat. Es hat uns eine Plattform ermöglicht, offen über das Thema Willkommenskultur im Unternehmen zu sprechen“, lautet die Rückmeldung von Teilnehmenden der Komatsu Germany GmbH.

Christian Moormann, zuständig für die Aus- & Weiterbildung Logistik bei der REMONDIS Industrie Service GmbH & Co. KG ergänzt: „Ich kann das Projekt Kulturmacher*innen empfehlen, weil so bestehende Prozesse hinterfragt werden und Maßnahmen aktualisiert und verbessert werden können. Wir haben gelernt, dass es im Unternehmen verschiedene Sichtweisen auf die gleichen Herausforderungen gibt und wenn diese genutzt werden, dann kann man gebündelt eine Lösung finden. Durch die Teilnahme am Projekt haben wir mehr Sicherheit im Umgang mit dem Thema Willkommenskultur bekommen. Zudem bietet das Projekt eine gute Austauschplattform mit anderen Unternehmen und ermöglicht dadurch neue Sichtweisen.“

„Durch die Teilnahme am Programm „Kulturmacher*innen“ konnten wir wertvolle Erfahrungen und Ergebnisse sammeln, die sich positiv auf unsere Arbeitsprozesse auswirken. Das Team der Demografieagentur betreute uns professionell und zielführend während des gesamten Projektes“, schließt Anja Rühlich, zuständig für Marketing, Personalentwicklung und interne Dienste bei der Germerott Innenausbau GmbH & Co. KG.

Gute Praxis „Willkommenskultur“

Kultureller Wandel ist eher ein Marathon als ein Sprint. Viele kleine Schritte verändern auf lange Sicht die Willkommenskultur. Sechs Monate Projektlaufzeit ist eine zu kurze Zeitspanne, um merkliche Veränderungen im Unternehmen zu erzeugen. Im Laufe der Projektarbeit haben die Teilnehmenden eher an ihrer Strategie gearbeitet und Ziele für die kommenden Monate gesetzt. Dennoch konnten die Teilnehmer*innen erste wirksame Impulse setzen. Im Folgenden werden einige davon dargestellt.

Maßnahmen und Ideen aus dem Projekt speziell für Beschäftigte mit Migrations- oder Fluchthintergrund

Sprache

• Sprachkurse und Sprachtraining

Die Piller Group GmbH setzt neben Deutschkursen für Nicht-Muttersprachler*innen auch auf Englischkurse für die bestehende Belegschaft. Wenn beide Seiten sich sprachlich annähern, gelingt die Integration und das gegenseitige Verständnis schneller. Bei der Auswahl von Sprachkursen sollte jedoch auf die Qualität geachtet werden, berichten andere Projektteilnehmende. Erfahrungsberichte aus vergangenen Sprachkursen können dabei als Referenz dienen. Ein weiteres wichtiges Element bei der Überwindung der Sprachbarrieren ist die Einbindung von Beschäftigten, die die Sprache der neuen Fachkraft bereits sprechen und so vermitteln können.

• Fahrerbilderbuch

Um Missverständnisse bei der An- und Abfahrt von LKW auf dem Betriebsgelände zu vermeiden, wird bei der REMONDIS Industrie Service GmbH & Co. KG anstelle einer schriftlichen Unterweisung ein „Bilderbuch“ an die Fahrerinnen und Fahrer ausgehändigt. Durch die einfache Bildsprache wissen die Personen schnell, was zu tun ist oder wo sie hinmüssen. Generell wurde das Thema Bild- und Videosprache bei den Projektteilnehmer*innen sehr interessiert aufgenommen.

• Übersetzung wichtiger Dokumente in mehrere Sprachen

Angeregt durch das Projekt werden in einem Betrieb die Arbeitssicherheitsunterweisungen zeitnah in andere Sprachen übersetzt, wie russisch, polnisch oder englisch.

Persönliche Ansprache

• Unterstützung außerhalb des Betriebs

Neben der betrieblichen Integration ist auch das Ankommen in der Gesellschaft wichtig. Deswegen unterstützen einige Unternehmen ihre Beschäftigten aus der Ukraine oder aus anderen Kulturkreisen im Bedarfsfall auch bei der Wohnungssuche, bei Behördengängen oder anderen Fragestellungen, die nichts mit dem Arbeitsalltag zu tun haben.

• Vertrauenspersonen einsetzen

Im Rahmen des Projekts hat ein Teilnehmer, selbst mit Migrationshintergrund, begonnen mit neuen Beschäftigten aus anderen Kulturkreisen zu sprechen – als Vertrauensperson. Durch die direkte offene Kommunikation bei einem Kaffee im Pausenraum hat er viel erfahren über Stolpersteine im Arbeitsalltag, aber auch über Dinge, die gut laufen. Aufgrund dieser positiven Erfahrung sollen zukünftig weitere Vertrauenspersonen ausgewählt, geschult und eingesetzt werden.

Kleine Maßnahmen mit großer Wirkung

• Duschsituation verbessern

In einem der teilnehmenden Unternehmen nutzen am Ende einer Schicht die meisten Beschäftigten die vorhandenen Waschräume, um vor der Heimfahrt zu duschen. Eine Vertrauensperson hat durch Gespräche herausgefunden, dass die offene Duschsituation für Menschen aus bestimmten Kulturkreisen ein Problem ist. Einige Beschäftigte warteten bis zu 45 Minuten auf einen leeren Duschraum, um diesen allein zu nutzen. Diese Situation wurde gelöst, indem Duschtrennwände installiert wurden.

• Snack-Automaten vielfältig füllen

Es lohnt sich, das Speisenangebot in Snack-Automaten im Pausenraum vielfältiger und auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Religionen und Kulturkreise abzustimmen. Mit wenig Aufwand fühlen sich betroffene Beschäftigte wahrgenommen und wertgeschätzt.

Strategie

• Jahresmotto „Willkommenskultur“

Um das Thema breit bespielen zu können und über einen längeren Zeitraum präsent im Unternehmen und in den Köpfen zu halten, bietet es sich an ein Jahresmotto „Willkommenskultur“ auszurufen. Dadurch haben Kulturmacher*innen die Möglichkeit, gezielte, wohldosierte, aber permanente Themen, Maßnahmen und Impulse zu setzen.

• „Tue Gutes und rede darüber“

Das Thema Willkommenskultur eignet sich gut als fester Themenbaustein im Intranet oder in einer Mitarbeitenden-App. So kann das Thema stetig kommunikativ begleitet werden. Hier können aktuelle Maßnahmen, erfolgreiche Projekte oder Erfahrungsberichte aus verschiedenen Unternehmensbereichen eingestellt werden.

Weitere Maßnahmenideen aus dem Projekt für Beschäftigte insgesamt

• Überarbeitung und Modernisierung der Einführungsveranstaltung für neue Beschäftigte
• Etablierung regelmäßiger Rückmeldegespräche in der Einarbeitungsphase
• Konkretisierung der Einarbeitungspläne in Abstimmung mit den Führungskräften
• Überarbeitung der Bestellprozesse im Rahmen der IT-Ausstattung für neue Beschäftigte
• Befragung neuer Beschäftigter zum Onboarding-Prozess im Rahmen einer Masterarbeit

Ihr Weg zu einer gelebten Willkommenskultur

Die Erfahrungen aus dem Projekt haben gezeigt: die Gestaltung der Willkommenskultur ist höchst individuell. Jedes Unternehmen muss seinen eigenen Weg finden. Aber es ist sehr hilfreich, dabei nicht allein zu sein. Vor allem bei den ersten Schritten bietet der Austausch mit Gleichgesinnten einen großen Mehrwert. Und eine externe Struktur und Begleitung sorgt für Verbindlichkeit im Arbeitsalltag.

Wenn auch Sie sich mehr Verbindlichkeit beim Thema Willkommenskultur und Onboarding wünschen, dann melden Sie sich gerne bei uns. Eine Neuauflage des Workshopreihe „Kulturmacher*innen“ ist in Planung. Aber auch ohne Workshopreihe bieten wir Ihnen eine Analyse der Ist-Situation, eine thematische Struktur und eine individuelle Beratung an.

Fotoquelle: pixabay

Hier finden Sie weitere Informationen zum Projektstart: Kulturmacher_innen