Standort: Braunschweig

Branche: Logistikberatung

Mitarbeiter*innen: 70

Ausgezeichnetes Beispiel: Digitalisierung von Frachtrechnungen / automatisierte Frachtrechnungsprüfung / Transportkostenberatung / KPI Dashboard

Die Herausforderung bei Frachtrasch international bestand darin, dass die Kund*innen mittels manueller/halbautomatischer Datenerfassung nicht mehr effektiv betreut werden konnten. Informationen, Rechnungen und Vereinbarungen sollten für alle Kund*innen gebündelt generiert werden. Ziel war es, dass die Daten direkt in eine Datenbank überführt werden müssen, Berechnungen automatisiert erfolgen und sich ein internes/externes Kennzahlensystem daraus abbilden lässt.

Das Team kümmerte sich zunächst um die Datenerfassung. Gemeinsam mit den Mandant*innen wurde „geforscht“, wie diese ihre Speditionsrechnungen erhalten. Des Weiteren wurde mit den Speditionsdienstleistern eruiert, welche Möglichkeiten bestehen, Rechnungsinhalte digital zur Verfügung zu stellen.

In vielen Fällen ergaben sich daraus bereits „schlankere“ Prozesse, die zu mehr Service und effektiverer Ressourcennutzung führten.

Zur Verbesserung der Datenqualität wurde ein eigenes IDR-System (Intelligentes Dokumentenerkennungssystem) entwickelt, dass Textinformationen vollständig erfasst und Mit Hilfe von Layouts extrahiert. Anschließend mussten die unterschiedlichen Kosten und Faktenbegriffe (Rechnungsnummer, Transportdatum etc.) konsolidiert werden. Die Herausforderung, derzeit 4.000 Fachbegriffe zu einem Leistungsbereich und einer einheitlichen Schreibweise zusammenzufassen, wurde mit einem künstlich-intelligenten Wörterbuch geschaffen.

Zudem mussten alle Offerten, die zwischen den Kund*innen und ihren Speditionen bestehen, rechenbar gemacht werden. Dies bezieht sich auf alle relevanten Länder und deren landesspezifischen Vorgaben, wie Mauten, Dieselzuschlägen, Sperrigkeitsfaktoren etc.

Nach der Harmonisierung von Daten und Begriffen sowie der digitalen Transformation von Fracht-Tarif-Offerten waren folgende Möglichkeiten vorhanden:

• Eine beliebige Menge von Datensätzen in schnellster Zeit zu erfassen und diese vollautomatisch digital auf ihre Richtigkeit zu prüfen
• Mögliche Überzahlung festzustellen und ein automatisiertes Claim-Management anzudocken
• Eine beliebige Menge an Szenario-Berechnungen zu erstellen und somit in der Kundenberatung vielfältige Optionen aufzuzeigen

Damit ist es gelungen, die Arbeitsorganisation zu verbessern und größere Datenmengen bearbeiten zu können. Davon profitierten insbesondere die Mitarbeiter*innen, die nicht mehr auf manuell aufwändige Arbeitsprozesse angewiesen waren und vorhandene Kapazitäten für zusätzliche, kreative Tätigkeiten nutzen konnten.

Eine weiterer digitaler Evolutionsprozess besteht darin, dass aus den vielen Daten ein internes und externes KPI-Dashboard zur Gewinnung maximaler Transparenz generiert wurde. Aufbauend auf einem Fragenkatalog wurden Handlungsbedarfe identifiziert. Daraus ging eine umfangreiche Power BI Dashboard-Basisversion hervor, die eine sehr flexible und diversifizierte Datenbasis ermöglicht.

Frachtrasch international hat sich auch dem Thema Nachhaltigkeit intensiv gewidmet. Der Betrieb ist in der Lage, den Kund*innen Dokumentationen über ihre speditionellen Dienstleister so aufzubereiten, dass der Umfang des CO2-Ausstoßes ihrer Transporte transparent wird. Dies geschieht individuell, sendungsbezogen und unter Beachtung der aktuellen DIN-Normen und Vorgaben der Emissionsberechnung.

Jurybegründung:

Frachtrasch international geht in der Logistikberatung neue Wege und setzt bei der digitalen Aufbereitung von Daten auf KI. Die konstruktive Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeberseite und Betriebsrat ist Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung. Alle Beschäftigten werden beteiligt und tragen mit ihrem Wissen dazu bei, dass das Großprojekt gänzlich mit eigenen Ressourcen gelingt. Darüber hinaus liefert der Betrieb seinen Mandanten wichtige Erkenntnisse zur Verringerung des CO²-Ausstoßes bei Transporten.

Zukunftsfest bedeutet für uns:

• besser als der Wettbewerb
• motivierte Mitarbeiter
• attraktiver Arbeitgeber