HERAUSFORDERUNG

Um die Digitalisierung voranzubringen, entschied sich der Vorstand des Bildungswerks für eine Ver-netzung der (Seminar-)Verwaltung über alle sechs Standorte in Niedersachsen – auch, um Verbesse-rungspotenziale für das Marketing zu heben. Zunächst war jedoch eine neue Verwaltungssoftware erforderlich, die zugleich das Kundenbeziehungsmanagement optimieren und eine Anbindung digitaler Lernformate umfassen würde. Zusätzliche Hürde: Testphase und Einführung mussten quasi nebenbei erledigt werden, was zu einem höheren Druck auf die Beschäftigten führte.

UMSETZUNG

Zunächst wurde eine interne Steuerungs- und Projektgruppe gegründet, in der auch der Betriebsrat vertreten war, und dann die Ziele klar formuliert. Nach der Bestandsaufnahme, Software-Recherche und der Auswahl eines Anbieters erfolgte die Projektierung im agilen Projektmanagement.

Intern waren fast alle Mitarbeitenden an diesem Prozess beteiligt, vor allem die Regionalleitungen vor Ort, die zentral für die Einführung und Umsetzung waren. Das half, Berührungsängste und Befürchtungen seitens der Beschäftigten zu verringern. Über den Entwicklungsstand wurde regelmäßig durch Sitzungen und einen Newsletter berichtet. Außerdem wurde eine Betriebsvereinbarung für die Anwendung der neuen Software erstellt.

ERFOLG

Die neue Software wird nun zum 1. Januar 2020 eingeführt. Erfolgsfaktoren waren die gute Zusammenarbeit auf allen Ebenen, die aktive Beteiligung des Vorstandes an der Steuerungsgruppe sowie die Einbeziehung des Betriebsrates von Beginn an. Aber auch die Fachkompetenz der einzelnen Beschäftigten trug entscheidend zum Gelingen bei. Das agile Projektmanagement hat sich bei diesem Prozess bewährt, ebenso wie die ständige und transparente Information in der Organisation sowie die Nutzung des internen WIKI als Plattform.

Das Zertifikat hilft uns, gezielt Fragestellungen mit in den Blick zu nehmen, die im betrieblichen Alltag schnell untergehen. Die Ausrichtung der Beratung und der Zielvereinbarungen auf die Spezifika in unserem Bildungswerk ist für uns der Erfolgsgarant des Prozesses.

DAS UNTERNEHMEN

Das Bildungswerk der Vereinten Dienstleistungsgewerkschaft (ver.di) in Niedersachsen e.V. ist eine vom Land Niedersachsen nach dem Niedersächsischen Erwachsenenbildungsgesetz anerkannte, gemeinnützige Einrichtung der Erwachsenenbildung und ist mit seinen sechs Regionalbüros niedersachsenweit aufgestellt.

Das Bildungswerk ist rechtlich und ökonomisch unabhängig und die Bildungsmaßnahmen stehen allen Erwachsenen unabhängig von einer Gewerkschaftsmitgliedschaft offen. Es arbeitet sowohl angebots- als auch zielgruppen- und nachfrageorientiert. Mit seinen Kooperationspartnern bietet es gemeinsam Veranstaltungen zu einer großen Bandbreite von Themen an.