HERAUSFORDERUNG

Die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG) stellt viele kleine Kommunen, aber auch Städte vor große Herausforderungen. Bis zum Jahr 2023 sollen alle digitalisierbaren Leistungen einer Verwaltung auch digital angeboten werden. Auf Initiative des Landkreises wurde eine gemeinsame Vorgehensweise bei dieser Umsetzung mit den kreisangehörigen Kommunen in Gang gesetzt. Somit kann Doppelarbeit vermieden, Synergien genutzt und Ressourcen zielgerichtet und effektiv eingesetzt werden. Der erste Schritt zur Umsetzung war dabei die Einführung einer gemeinsamen Serviceplattform und die Installation der einzelnen Mandanten.

Unter dem Motto „Jeder hat seins, alles ist eins“ wird eine kreisweite Onlineplattform geschaffen, bei der alle Serviceangebote der Städte, Gemeinden und des Landkreises gebündelt abrufbar sind. Die Dienstleistungen werden seitens der Projektteilnehmer auf Ihren individuellen Serviceportalen gepflegt und durch die einheitliche technische Basis, automatisch im kreisweiten Portal angeboten.

Zudem wurde sich auf eine gemeinsame Vermarktung unter dem Slogan und der Internetseite „einfach-digital-leben.de“ verständigt, über die zukünftig alle Leistungen abrufbar sein werden.

Die „OZG-Werkstatt“, deren zwei Mitarbeitende und deren Arbeitsplätze durch eine Umlage der beteiligten Kommunen und dem Landkreis finanziert werden, hat das Ziel:

• die Anforderungen des OZG sind mit gemeinsamen Ressourcen effizient und untereinander abgestimmt kundenorientiert umzusetzen,
• sich ergebende Synergien zu nutzen und Doppelarbeit zu vermeiden,
• einheitliche technische Lösungen, wie z.B. die OZG-Plattform zu finden und Leistungen zu implementieren.

UMSETZUNG

Von der ersten Idee bis zum ersten Kick-Off sind ca. 7 Monate vergangen. Aufgrund der Corona-Beschränkungen fanden mehrere Online-Abstimmungen mit den (Ober-)Bürgermeister*innen der Kommunen und den Vertreter*innen des Landkreises statt.  Mittels zusätzlichen coronagerechten Vor-Ort-Interviews in den Kommunen konnten die organisatorischen und technischen Voraussetzungen und Bedürfnisse erfasst werden. Aus diesen Daten konnte nun ein entsprechendes Governance-Modell entworfen und die Anforderungen an die gemeinsame OZG-Software abgeleitet werden. Zudem wurde ein passendes Finanzierungsmodell für das Vorhaben erstellt. Das Investitionsvolumen beträgt ca. 55.000 Euro für einmalige und ca. 64.000 Euro für laufende Kosten zzgl. der Personalaufwände.

Nachdem ein grundlegendes Konzept erarbeitet war, wurde Ende 2020 auch der Personalrat einbezogen. Es wurden die langfristigen Vorteile für die Bürgerinnen und Bürger sowie für die Mitarbeitenden der Kreisverwaltung aufgezeigt:

• Vollständig ausgefüllte Anträge durch entsprechende Pflichteingaben
• Vereinfachte Übernahme von Antragsdaten
• Unkomplizierte elektronische „Nachforderung“ von fehlenden Unterlagen
• Geringerer Aufwand für die Anpassung von Formularen durch die redaktionelle Pflege des Softwareherstellers
• Optimale Voraussetzungen für die digitale Vorgangsbearbeitung (Kein Scan erforderlich)

Besonders positiv wurde aufgenommen, dass durch das spezielle Know-How der Mitarbeitenden der „OZG-Werkstatt“ und deren gebündelte Tätigkeit bzgl. der Implementierung, die Mitarbeitenden der Kreisverwaltung im Hinblick auf die Umsetzung des OZG sehr entlastet werden. Die „OZG-Werkstatt“ sammelt alle Anfragen aus den Ämtern zu diesem Thema, bündelt diese und integriert sie in einen „OZG-Fahrplan“.

Die Mitarbeitenden der „OZG-Werkstatt“ werden im neuen Co-Working Space des Zedita (Zentrum für digitale Transformation & neue Arbeit) im „Kaisersaal“ des Hamelner Hauptbahnhofes arbeiten. Das Zedita ist ein Gemeinschaftsprojekt der Hochschule Weserbergland, der Stadt Hameln und des Landkreises Hameln-Pyrmont.

ERFOLG

Am 15.12.20 hat der Kreistag die Umsetzung der „OZG-Werkstatt“ beschlossen. Anfang 2021 wurde die Arbeit aufgenommen. Die Beschaffung einer gemeinsamen OZG-Plattform ist erfolgt und die Reihenfolge der nun umzusetzenden Leistungen wird durch einen sog. Koordinatorenkreis definiert.

Die digitale Strategie des Landkreises Hameln-Pyrmont besteht aus drei Handlungsfeldern (s. Abb.). Die Umsetzung des OZG fällt in das Handlungsfeld „Digitale Verwaltung“. Zudem entspricht die gemeinsame Vorgehensweise dem von der Verwaltungsleitung geförderten Prinzip der „Kollaboration“. D.h. durch Zusammenarbeit Synergien nutzen, Wirtschaftlichkeit sicherstellen und Innovation fördern.

Das Projekt zeichnet sich dadurch aus, dass sich die acht kreisangehörigen Kommunen und der Landkreis auf eine einheitliche Vorgehensweise und Governance verständigt haben und gemeinsame finanzielle und personelle Ressourcen für die Umsetzung bereitstellen. Die Vorteile für diese Vorgehensweise wurden klar strukturiert aufbereitet und die Anforderungen mit jeder Kommune individuell besprochen, so dass manchmal im Hinblick auf den Gesamtvorteil eigene Interessen zurückgestellt werden konnten.

Im Fokus steht bei diesem Projekt der Kunde. Die operative Arbeit im Co-Working Space Zedita bietet Chancen für einen direkten Austausch mit Bürger*innen sowie mit Unternehmen im Landkreis. Die erstellten Online-Dienste können somit „auf kurzem Wege“ mit der Zielgruppe getestet werden.

DIE VERWALTUNG

Der Landkreis Hameln-Pyrmont gehört mit einer Größe von 796 km² und einer Einwohnerzahl von rund 150.000 zu den dichter besiedelten Kreisen in Niedersachsen. Der Weserraum mit der Kreisstadt Hameln als Zentrum ist eine alte Kulturlandschaft: Weserrenaissance, historische Gärten, Sagen und Märchen, Schlösser und Burgen, machen den Landkreis zum beliebten Kur- und Ausflugsziel, aber auch zum liebenswerten Wohnraum.

Acht Städte und Gemeinden bilden seit der Verwaltungs- und Gebietsreform der 70er Jahre den Landkreis Hameln-Pyrmont: Neben Hameln, das altehrwürdige Staatsbad Bad-Pyrmont, die Städte Hessisch Oldendorf und Bad Münder am Deister, die Flecken Aerzen, Salzhemmendorf, Coppenbrügge und die Gemeinde Emmerthal.

Die Kreisverwaltung des Landkreises Hameln-Pyrmont hat ca. 700 Beschäftigte und bietet seinen Bürger*innen eine Vielzahl an Dienstleistungen von A – Abfall bis Z – Zulassung an. Hier angesiedelt sind u.a. Bauaufsichtsamt, Umwelt- und Naturschutzamt, Straßenverkehrsamt, das Gesundheitsamt, Jugend- und Sozialamt, das Schulamt sowie die Wirtschaftsförderung und die Feuerwehr inkl. Katastrophenschutz. Der Landkreis ist u.a. an folgenden Institutionen beteiligt: Kreis-Abfall-Wirtschaft KAW, Verkehrsgesellschaft Hameln-Pyrmont mbH, Wendepunkt – Jugendhilfe im Landkreis Hameln-Pyrmont, Hochschule Weserbergland HSW, u.a.